El Archivo de la Casa de la Memoria y los principios archivísticos

El Archivo de la Casa de la Memoria es una institución perteneciente a la Casa de la Memoria La Sauceda, gestionada por el Foro por la Memoria del Campo de Gibraltar y la Asociación Casa de la Memoria. Está registrado en el Censo Guía de Archivos de España e Iberoamérica, del Ministerio de Cultura, con el identificador ES.11021.ACMS. Además, forma parte del Centro de Documentación de la Casa de la Memoria La Sauceda, que está dado de alta en la Red IDEA de bibliotecas y centros de documentación de la Junta de Andalucía. Este centro documental está integrado tanto por la Biblioteca Javier Núñez Yáñez de la Casa de la Memoria como por el Archivo de la Casa de la Memoria, a cuya sala de depósito se dio el nombre de Carlos Perales Pizarro. Tiene asignado el código de sucursal nº 144301.
La Casa de la Memoria, ubicada en la calle Sevilla, nº 53, de Jimena de la Frontera (Cádiz), se inauguró el 18 de noviembre de 2016. Es una materialización de los objetivos planteados durante las tareas desarrolladas en 2011-2012 para la localización y exhumación de víctimas de la represión en el valle de La Sauceda (en la provincia de Málaga) que habían sido enterradas en fosas comunes en la finca del Marrufo, situada en el término de Jerez de la Frontera (Cádiz), en el límite con los de Cortes de la Frontera (Málaga), Jimena de la Frontera y Ubrique (Cádiz).
El objetivo de este archivo es convertirse en un centro de custodia documental, investigación y difusión de la memoria histórica, con la idea de llegar a ser un centro de referencia general sobre esta materia.
Este archivo se nutre de las aportaciones documentales voluntarias de familiares de las víctimas de la represión, así como de investigadores, historiadores e instituciones públicas y privadas. Estas aportaciones son tanto documentos originales como reprografías en papel o en soporte virtual de documentos procedentes de diferentes archivos del país relacionados con el valle de la Sauceda y su entorno geográfico más próximo (provincias de Cádiz, Málaga y Sevilla), así como con la memoria histórica en general en Andalucía y el resto del país. Recibe y da tratamiento archivístico a las donaciones de documentos de archivo, publicaciones periódicas, opúsculos, folletos, cartelería, recortes, informes, proyectos, memorias, tesis, fotografías y material audiovisual y sonoro.
Como institución, el archivo pretende cumplir con los principios de la archivística, que se detallan a continuación.

Principio de procedencia
Este archivo cumple un principio básico de la archivística: el «principio de procedencia» de los documentos. Consiste en no mezclar la documentación generada por diferentes instituciones o personas de la que se nutre el archivo. Este paradigma procede de la noción de «fondo de archivo» acuñada en 1841 por el jefe de la sección administrativa de los Archivos Departamentales del Ministerio del Interior de Francia, Natalis de Wailly, que inspiró una circular firmada el 24 de abril de ese año por el ministro Charles Marie Tanneguy Duchâtel. En este documento se apelaba a la necesidad de «reunir los documentos por fondos, es decir, reunir todos los documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o un individuo, y arreglar esos fondos con sujeción a un orden establecido», de manera que «los documentos que apenas se relacionan con un establecimiento, un cuerpo o una familia no deben mezclarse con el fondo de ese establecimiento, de ese cuerpo, de esa familia». El contenido de esta circular es considerado el punto de inicio teórico de la archivística y es la base de la metodología de la clasificación de los fondos (1).
Bien es verdad que antes de que este principio fuera teorizado, ya hubo aplicaciones prácticas del mismo, como la reglamentación del Archivo de Simancas, dictada en 1588 por Felipe II, y las ordenanzas del Archivo de Indias, de 1790, dadas a conocer cinco años después de la creación de este archivo, cuyo objetivo era, según decía el propio monarca que lo promovió, Carlos IV, reunir en un archivo general en la Real Casa Lonja de la ciudad de Sevilla «todos los papeles de Indias que se hallaban dispersos en muchos lugares sin la orden y distinción correspondiente a su importancia…» para que allí, «custodiados y ordenados debidamente al cargo de archivero propio y oficiales, produjesen la mayor utilidad posible».
Tras su teorización, este principio fue adoptado en España a partir de la «Instrucción y bases para el arreglo y clasificación de los archivos», elaborada en 1860 por la Junta Superior Directiva de Archivos (2), que había sido creada dos años antes por el real decreto de 17 de julio de 1858, por el que se reorganizaban los archivos y bibliotecas y en virtud del cual se creó el  cuerpo facultativo de archiveros, bibliotecarios y arqueólogos y el Archivo General Central, antecedente del Archivo General de la Administración, con sede hoy en Alcalá de Henares.
El principio de procedencia se asentó definitivamente y su aceptación se consumó con carácter general a raíz de la publicación del Manual para la clasificación y descripción de los archivos, obra de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin de 1898 (traducido al castellano en 1940).
El Archivo de la Casa de la Memoria tiene presente este principio de procedencia a la hora de organizar su fondo documental. Siguiendo la teoría del archivista norteamericano Theodore R. Schellenberg, divulgada en su obra Archivos Modernos: principios y técnicas, de 1956, traducido al castellano dos años después (3), un fondo documental está formado por «los documentos de cualquier institución pública o privada que hayan sido valorados para su preservación permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido seleccionados para guardarse en una institución archivística».
Un fondo, pues, constituye una unidad independiente de otros fondos, de manera que cada fondo exige una organización independiente. Hay que aclarar que un archivo puede tener más de un fondo. Así, el Archivo de la Casa de la Memoria se ha organizado en distintos fondos. Existen tres bien delimitados por su diferente procedencia. Se trata de los fondos generados por personas individuales cuyos descendientes decidieron depositarlos en él. Se trata del Fondo Javier Núñez Yáñez, el Fondo Jesús Ynfante y el Fondo Chacón de la Mata. Junto a estos, existe un fondo general, con la documentación heterogénea aportada por diferentes familiares, investigadores e instituciones públicas y privadas y que formaron el grueso del archivo en su etapa inicial.
Además, cada fondo del archivo debe ser el reflejo de la institución o persona que lo ha creado (4). En el caso del Archivo de la Casa de la Memoria, el ejemplo del fondo del escritor y periodista Jesús Ynfante, al que se ha dedicado una gran atención, es reflejo de la personalidad y las actividades de él mismo.

Principio de respeto al orden natural
Un segundo principio fundamental de la archivística que también cumple este archivo es el de «respeto al orden natural» de los documentos. Consiste en que cada fondo debe respetar el orden dado por el productor de la documentación, en vez de hacerlo por asuntos o materias, de manera que cada documento se ubique en el fondo documental del que procede y dentro de este en su lugar de origen.
Fue enunciado por S. H. von Seybel, director de los Archivos del Estado de Prusia, a raíz de los planteamientos de su coetáneo M. Lehmann, en los reglamentos publicados en 1881. Se trata del Registraturprinzip.
Los ya citados archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin también difundieron este principio. La combinación de ambos principios viene a decir que la aplicación del principio de procedencia es válido para cualquier fondo de archivo y que todos los documentos se producen en un orden secuencial, lógico y natural, es decir, que todo fondo es el producto natural de las actividades de quien los genera. Esta idea obliga a identificar al autor de esa producción documental y las actividades desarrolladas por el mismo. En este sentido, el Archivo de la Casa de la Memoria acometió la labor de identificación de quienes produjeron los fondos de los que esta se nutre. Así, ha dado a conocer la identidad de quienes estuvieron en el origen del fondo Chacón de la Mata, el fondo Jesús Ynfante y el fondo Javier Núñez Yáñez.
No obstante, la aplicación de este segundo principio entraña algunas dificultades a algunos archivos, según sus características. El mencionado archivista Schellenberg propuso flexibilizar el orden original estricto y poner el énfasis en el respeto a la estructura del fondo.

Ciclo vital de los documentos
Un tercer principio archivístico al que también se propone dar cumplimiento el Archivo de la Casa de la Memoria es el del «ciclo vital de los documentos». Su origen se remonta a la creación en 1934 de los National Archives de Estados Unidos, que se plantearon un sistema novedoso para resolver las necesidades documentales de la administración federal ante el incremento de la acumulación de material, mediante la «gestión de los documentos». Esta idea fue madurada en 1940 por el archivero Philip Coolidge Books con la ponencia «¿Qué documentos debemos conservar?», presentada en la Sociedad de Archivistas Americanos, donde introdujo el concepto del «ciclo de vida de los documentos», uno de los paradigmas de la archivística contemporánea, que consiste en otorgar al documento una vida similar a la de un organismo biológico: nacimiento (fase de creación), desarrollo vital (fase de mantenimiento y uso) y muerte (fase de expurgo). El Archivo de la Casa de la Memoria desarrolla estas tres fases, pues las propias asociaciones que gestionan esta institución son al mismo tiempo productoras de documentación que se archiva; realiza la labor de mantenimiento y uso de sus fondos mediante su organización, tratamiento archivístico y consulta por los investigadores y usuarios en general; y decide qué documentos no deben formar parte de sus fondos por razón de su nulo valor documental. A propósito de este último aspecto, hay que mencionar la teoría de los valores de los documentos, formulada por el ya mencionado Schellenberg en su obra Archivos Modernos: principios y técnicas, al distinguir el valor primario y el valor secundario de los documentos. El primero se refiere a la finalidad inmediata con la que un documento se crea: servir de testimonio administrativo de una gestión. El segundo, que es el que se relaciona con el Archivo de la Casa de la Memoria, alude a que con el paso del tiempo el documento pierde su valor inicial y va adquiriendo otros valores que son de interés para la investigación histórica, por lo que es precisa su conservación permanente (o su destrucción en el caso de ausencia de valor alguno).
Siguiendo esta línea, el archivero belga C. Wiffels formuló en 1972 la «teoría de las tres edades de los documentos», que insiste en la idea de que los documentos tienen vida propia. Así, la primera edad sería la administrativa o activa, característica de los archivos de oficina o gestión, en los que el valor de los documentos es el primario; la segunda sería la intermedia o semiactiva, propia de los archivos centrales o intermedios, en los que el valor primario se va reduciendo y comienza a surgir el secundario; y la tercera edad, que es la que interesa al Archivo de la Casa de la Memoria, es la histórica o etapa inactiva, propia de los archivos históricos, como este, en los que el valor que prima es el secundario, es decir, el de carácter cultural e informativo con fines de investigación histórica.
El ciclo vital tiene su prolongación en el concepto de «continuidad de los documentos», que parece muy apropiado para el Archivo de la Casa de la Memoria. Fue enunciado en 1996-1997 por el archivero austrialiano Frank Upward, que venía a decir que en la vida de los documentos no existen etapas separadas, de modo que su gestión es un proceso continuado, y esta idea se completa con otro paradigma, el «enfoque poscustodio», acuñado en 1981 por el archivista norteamericano F. Gerald Ham, quien creía que el papel custodio de los archivos había llegado a su fin y debía ser sustituido por uno más amplio y activo, que luego se conocerá como «archivística integrada», enfoque propuesto en el XII Congreso Internacional de Archivos de 1992.

Funciones del archivo
El Archivo de la Casa de la Memoria cumple las tres funciones fundamentales características de los archivos históricos, las de «recibir, conservar y servir los documentos», según la formulación hecha en 1979 por la archivera española Vicenta Cortés, entonces inspectora general de Archivos. La recepción de los documentos por el Archivo de la Casa de la Memoria no es de carácter ordinario, como sí lo es en los de las instituciones públicas, que tienen establecidas transferencias regulares. En el caso de nuestro archivo, los ingresos son «extraordinarios», en el sentido de que se producen de forma ocasional, sin plazo ni periodicidad determinados. Lo ideal es que estos ingresos se hagan mediante un acta de entrega, en la que figure quién hace la aportación, el contenido de la misma y la fecha de recepción por el archivo. Los tipos de ingresos extraordinarios son la donación (simple entrega sin compra), que es frecuente en el Archivo de la Casa de la Memoria; el legado (también entrega sin compra por iniciativa de los herederos del productor de la documentación original o por manda testamentaria); la compra y la comodato o depósito de documentación por un periodo indefinido o determinado, sin transferencia de la propiedad.
La función de la conservación también la pretende este archivo en la medida de sus posibilidades, mediante la puesta en práctica de métodos preventivos que eviten el deterioro de los documentos, con el uso de archivadores adecuados y estanterías normalizadas en una instalación dedicada al depósito.
Por último, la función de «servicio» es la que da sentido social a este archivo, al promover la investigación histórica y satisfacer las demandas de información de familiares de represaliados por el franquismo. Esta función se completa además con una labor de difusión de sus fondos mediante la elaboración de instrumentos de descripción, como el cuadro de clasificación, el inventario y el catálogo, y la organización de visitas guiadas, exposiciones y talleres, la publicación de artículos en la web y la divulgación por el medio sonoro de La Voz de la Memoria.

Clasificación y ordenación
Para la organización de los fondos del Archivo de la Casa de la Memoria se siguen dos procedimientos preceptivos después del inicial de la identificación del productor: en primer lugar, la clasificación; en segundo lugar, la ordenación (5).
La clasificación, que evoca la idea de separar, se realiza sobre el fondo, es una operación intelectual y establece una jerarquía o estructura del conjunto documental; la ordenación, que da idea de unir, se hace sobre las series y los documentos, es una operación mecánica y se efectúa a partir de la información contenida en los mismos. Así, para la descripción de los fondos del archivo, la confección del inventario exige una clasificación previa, en tanto que la ordenación de las series es necesaria para la elaboración de los catálogos.
Los sistemas de clasificación establecidos desde mediados del siglo XIX por Schellenberg son los siguientes: clasificación orgánica, que agrupa las series documentales teniendo en cuenta la estructura del organismo productor; la funcional, que atiende a las funciones de la entidad que produce los documentos; y por materias, según el contenido de los documentos, es decir, de las materias sobre los que versan. La archivera Antonia Heredia recomienda aplicar esta clasificación por materias a los archivos particulares por ser los órganos y funciones casi inexistentes.
El cuadro de clasificación general del Archivo de la Casa de la Memoria contiene diez secciones: I.- Documentación original; II.- Documentación reprografiada, a) en papel, b) digitalizada; III. Fondo hemerográfico; IV.- Folletos y publicaciones varias; V.- Opúsculos y artículos; VI.- Informes, proyectos, documentos; VII.- Cartelería, a) contemporánea, b) histórica (reproducciones); VIII.- Fondo fotográfico; IX.- Fondo sonoro; X.- Fondo audiovisual.
A título de ejemplo, cabe citar dentro de la sección II, relativa a la documentación reprografiada en distintos archivos del país, los documentos procedentes del Centro Documental de la Memoria Histórica, con sede en Salamanca. En nuestro archivo constituyen nueve agrupaciones documentales, la mayoría del periodo de la Segunda República, pero también con algunos ejemplos del siglo XIX, referidos a los antecedentes de las logias masónicas de esta zona y de la colonia británica de Gibraltar, y de la posguerra, relativos a la persecución por aplicación de la ley de responsabilidades políticas. El grueso está integrado por la reproducción de censos, credenciales, certificados y correspondencia de partidos políticos de la Segunda República, así como de logias masónicas.
Una vez analizado el fondo documental, el Archivo de la Casa de la Memoria elaboró un primer cuadro de clasificación de la documentación depositada. Distinguió los distintos fondos, y para cada uno de ellos elaboró un cuadro de clasificación propio. El más detallado es el de Jesús Ynfante, dada su voluminosidad y variedad tipológica y de contenidos.
Una vez confeccionado el cuadro de clasificación, se procede a la ordenación, tarea aún inconclusa. Tradicionalmente se observan tres tipos de ordenación: cronológica, en la que la unidad de orden la establece la fecha de los documentos; tópica, según el lugar de su redacción; e histórica, en función de los hechos históricos de que se trate.

La descripción
El Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos –organismo creado el 9 de junio de 1948– define la descripción como la fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento de los fondos documentales y colecciones de archivos. Esta tarea también la ha emprendido el Archivo de la Casa de la Memoria. Son tres los instrumentos de descripción fundamentales: la guía, el inventario y el catálogo. En cuanto al primero, el Archivo de la Casa de la Memoria presenta su guía en el Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica del Ministerio de Cultura.
Con respecto al inventario, están publicados en la web los inventarios provisionales de los distintos fondos: Jesús Ynfante, Chacón de la Mata y Javier Núñez Yáñez, este último aún dentro del fondo general que se organizó en la primera fase de aportación documental. Provisionalmente, se ha organizado la información en cuatro columnas: fecha, procedencia, contenido y signatura. El objetivo en una siguiente fase debería ser el de establecer el siguiente orden: signatura, entrada descriptiva, fechas extremas y dígito del cuadro de clasificación.
Por último, el catálogo de documentos, instrumento cuya finalidad es informar de unidades documentales específicas, no ha sido suficientemente desarrollado en este archivo, por motivos obvios de falta de tiempo y personal. Esta tarea consiste en la elaboración de fichas catalográficas con información de datos internos del documento descrito (fecha, tipología, autor, destinatario, materia, lengua), datos externos o físicos (soporte, formato, conservación, elementos gráficos) y datos de localización o signatura (archivo, fondo, sección, unidad de instalación, número de orden).
Son estos algunos de los aspectos relacionados con el archivo físico de la Casa de la Memoria. Este se complementa con el archivo digital.

Notas
1 CRUZ MUNDET, José Ramón: Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos. Madrid, Alianza, 2012.
2 PÉREZ BOYERO, Enrique: Inventario del fondo documental de la Junta Facultativa de Archivos, Bibliotecas y Museos. Madrid, Biblioteca Nacional de España, 2017.
3 SCHELLENBERG, T. R.: Archivos modernos: Principios y técnicas. La Habana, 1958.
4 LONDOLINI, Elio: Archivística. Principios y problemas. Madrid, ANABAD, 1993.
5 HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística. Estudios básicos. Sevilla, Diputación Provincial, 1981, págs. 15-62.